在日常办公场景里，当我们需要给大量客户发送信函时，邮件合并就成为了提升工作效率的关键工具。掌握邮件合并，不仅能瞬间减轻重复劳动带来的负担，更能让我们轻松满足批量处理的需求。接下来，将为大家详细介绍如何利用WPS实现邮件合并，助你高效完成批量信函制作。
一、前期准备：备好数据源与模板
首先需准备两份核心文件：一是数据源表格，需为XLS格式（若格式不符，导入时会弹出错误提示，影响操作流程），表格中需包含客户姓名、联系方式等所有需替换的个性化信息；二是信函模板，在WPS文档中编辑好固定内容，如问候语、正文框架、落款等，预留出需插入个性化信息的位置。
二、导入数据源：建立文档与数据关联
打开信函模板后，点击顶部菜单栏的「引用」选项卡，在下方功能区找到「邮件合并」按钮并点击，选择「打开数据源」。在弹出的文件选择窗口中，找到并选中准备好的XLS格式表格，点击「确定」完成数据源导入，此时文档已与表格数据建立连接。
三、插入合并域：匹配个性化信息
数据源导入后，回到信函模板中需要插入客户信息的位置。点击「邮件合并」功能区下的「插入合并域」，在下拉列表中选择对应的字段（如「客户姓名」），选中后字段会以《客户姓名》的形式出现在文档中。按照同样的方法，依次将表格中的其他信息（如地址、订单号等）插入到文档对应的位置。
四、检查与合并：生成最终信函
完成合并域插入后，点击「邮件」功能区的「查看合并数据」，可逐行查看每封信函的内容，确认姓名、地址等信息是否准确匹配，避免出现错漏。确认无误后，点击「合并到新文档」，系统会自动生成包含所有客户信函的新文档，此时即可直接打印或保存发送。
通过以上步骤，原本需要逐封编辑的大量信函，借助邮件合并功能能快速完成，大幅节省时间与精力，让办公效率事半功倍。
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